SOLUÇÕES DE E-TRANSFORMAÇÃO ERA | ARQUIVO ELETRÓNICO

Faça a gestão de processos de arquivo eletrónico de entrada e saída em uma estrutura integrada

A solução ERA e-Archive ajuda as organizações a criar, enviar, armazenar e rastrear faturas de saída do e-Archive fora do escopo do e-Invoice. Ele também suporta faturas de arquivo eletrónico recebidas e documentos e-SMM com consulta automática, rastreamento de documentos, monitoramento de cancelamento e recursos de notificação.

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FLUXO DO PROCESSO DE FATURA DE ARQUIVO Eletrónico DE SAÍDA

ERP/Sistema Contábil

Criação de fatura de arquivo eletrónico

Entrega ao destinatário

Processo GIB

Armazenamento Digital

Rastreamento de status

Gestão de arquivo eletrónico compatível com GİB

Faça a gestão de faturas de e-Archive de saída e documentos de e-Archive / e-SMM recebidos em uma estrutura digital.

Integração independente de plataforma

Arquitetura flexível que se integra a diferentes sistemas ERP, contábeis e empresariais.

Rastreamento de documentos de saída e entrada

Faça a gestão de a criação, envio, recebimento, consulta e rastreamento de status de faturas a partir de uma plataforma centralizada.

Monitoramento e Alertas de Cancelamento

Acompanhe faturas canceladas por fornecedores e alerte sua equipe financeira por meio de notificações por SMS e e-mail.

Armazenamento e arquivamento digital

Armazene documentos digitalmente, acesse-os rapidamente quando necessário e apoie processos de auditoria.

ESCOPO DO PRODUTO

Gestão Digital para Processos de Arquivo Eletrónico de Saída e Entrada

A solução ERA e-Archive ajuda a gerir operações de e-Archive em uma estrutura digital e integrada, desde a criação, envio e armazenamento de faturas de e-Archive de saída até consulta automática, monitoramento de cancelamento e processos de notificação para faturas de e-Archive recebidas e documentos e-SMM.

Criação de fatura de arquivo eletrónico

Documento compatível com GİB

As faturas fora do âmbito do e-Invoice podem ser criadas digitalmente em formato e-Archive utilizando dados de ERP ou sistemas contabilísticos. O processo de emissão de faturas ocorre de forma mais padronizada e rastreável.

Fatura de arquivo eletrónicoERP / Dados ContábeisFormato compatível com GİBProcesso Digital Padrão

Envio digital

Rastreamento de envio centralizado

As faturas criadas no e-Archive podem ser entregues aos destinatários por meio de canais digitais. Os processos de envio são rastreados centralmente, permitindo que o status das faturas seja gerido de forma mais eficiente.

Envio digitalEntrega do destinatárioEnvio de rastreamento de statusErro e erro Monitoramento de Ações

Gestão de processos em conformidade com GİB

Conformidade Legal

As faturas do e-Archive podem ser criadas em conformidade com os padrões G&B e geridas dentro de uma estrutura que atenda aos requisitos legais durante todo o processo.

Conformidade G&BGestão de Documentos JurídicosFormato padrãoRastreabilidade de Processo

Fluxos de trabalho de aprovação e controlo

Controlo por regras de negócios

As faturas do e-Archive podem ser incluídas nos fluxos de trabalho de aprovação e controlo de acordo com as regras de negócios da organização. As configurações de controlo podem ser criadas com base em quantidade, departamento, cliente ou tipo de documento.

Fluxos de trabalho de aprovaçãoRegras de controloValor/com base no departamentoAcompanhamento de aprovação/rejeição

Armazenamento e arquivamento digital

Registo Auditável

As faturas de arquivo eletrónico podem ser armazenadas regularmente em um ambiente digital e acessadas rapidamente quando necessário. Essa estrutura fornece uma infraestrutura robusta de registos para processos de auditoria, controlo interno e gestão de documentos.

Arquivo DigitalAcesso rápidoIntegridade de registoSuporte de auditoria

Relatórios e monitoramento de status

Filtragem Flexível

Os relatórios podem ser gerados com base no status da fatura, informações de envio, período, cliente ou valor. As equipes financeiras e contábeis podem acompanhar os processos com mais facilidade por meio de ecrãs centralizadas.

Relatórios de status de faturaAcompanhamento baseado em períodoFiltro Cliente/DocumentoControlo Operacional

E-ARQUIVO DE ENTRADA E GESTÃO DE e-SMM

Rastreie automaticamente documentos de e-Archive e e-SMM emitidos para sua empresa

A solução ERA e-Archive pode consultar automaticamente as faturas recebidas do e-Archive e os documentos e-SMM emitidos para sua empresa, transferi-los para o sistema e disponibilizá-los para as equipes financeiras em uma ecrã centralizada. Com monitoramento de cancelamento, leitura de documentos, notificações por SMS/e-mail e integração ERP/contábil, a solução ajuda a reduzir documentos perdidos, pagamentos incorretos e carga de trabalho de rastreamento manual.

Painel de controlo do cliente

Credenciais da repartição fiscal interativa

Um painel de gestão específico da empresa permite que utilizadores autorizados definam e atualizem com segurança as credenciais do Interactive Tax Office. E-mail autorizado, número de telefone SMS e informações de saldo de crédito também podem ser geridos na mesma ecrã.

Escritório Fiscal InterativoGestão de credenciaisE-mail autorizadoNúmero SMSSaldo de crédito

Consulta de fatura de arquivo eletrónico recebida

Consulta automática baseada em API

As faturas do e-Archive emitidas para sua empresa são consultadas periodicamente por meio de uma infraestrutura baseada em API e transferidas para o sistema. Isso ajuda a reduzir o risco de faturas perdidas em caixas de entrada de e-mail ou pastas de spam.

Consulta baseada em APITransferência AutomáticaAcompanhamento de faturas recebidasVisibilidade Centralizada

Leitura e transferência de PDF e-SMM

Extração de Documentos

Os documentos e-SMM emitidos para a sua empresa podem ser lidos em formato PDF, permitindo extrair base tributável, IVA, retenção na fonte, valor líquido e informação do emitente. Modelos fora do padrão também podem ser visualizados na ecrã de fatura recebida.

Leitura de PDFBase tributáriaCUBAImposto retido na fonteValor líquidoVisualização de documentos

Monitoramento de cancelamento

Acompanhamento de cancelamento de fornecedor

O sistema verifica periodicamente as faturas canceladas pelos fornecedores. Quando uma fatura é detectada como cancelada, o risco de pagamento incorreto pelas equipes financeiras é reduzido.

Status de cancelamentoVerificação do FornecedorRisco de pagamento incorretoControlo Financeiro

Notificações por SMS e e-mail

Sistema de Alerta Instantâneo

Para faturas canceladas ou casos que necessitem de acompanhamento, as notificações por SMS/e-mail podem ser enviadas para o endereço de e-mail e telefone definidos no painel. As equipes financeiras são informadas sobre mudanças críticas dentro do prazo.

Notificação instantâneaSMSE-mailAlerta da equipe financeira

Integração ERP e Contabilidade

Fluxo de dados ponta a ponta

As informações relacionadas aos documentos recebidos do e-Archive e do e-SMM podem ser transferidas para ERP ou sistemas de contabilidade. Isso torna o rastreamento de documentos, registos contábeis e processos de relatórios mais precisos e rastreáveis.

Integração ERPTransferência ContábilPrecisão de dadosRelatórios

VALOR DO NEGÓCIO

Reduza perdas financeiras e risco de pagamento incorreto em documentos recebidos

O rastreamento manual de documentos recebidos de e-Archive e e-SMM pode criar riscos como faturas perdidas, oportunidades perdidas de dedução de IVA, pagamentos incorretos e erros de entrada de dados. A solução ERA e-Archive torna este processo mais seguro e eficiente com consulta automática, leitura de documentos, monitorização de cancelamentos e mecanismos de notificação.

Proteção das oportunidades de dedução do IVA

Faturas de arquivo eletrónico emitidas por fornecedores, mas perdidas em caixas de entrada de e-mail ou pastas de spam, podem ser capturadas automaticamente. Isto ajuda a reduzir o risco de perda de oportunidades de dedução do IVA devido a documentos esquecidos.

Prevenção de pagamentos incorretos

As faturas canceladas pelos fornecedores são monitoradas pelo sistema. As informações de cancelamento podem ser enviadas às equipes financeiras por meio de notificações por SMS e e-mail, ajudando a reduzir o risco de pagamento de faturas canceladas.

Eficiência Operacional

A carga de trabalho manual de pesquisa em portais fiscais, download de PDFs e inserção de dados de documentos é reduzida. As operações financeiras podem ser geridas em uma estrutura mais rápida e padronizada.

Precisão de dados e garantia de conformidade

A leitura e transferência automática de documentos, como o e-SMM, ajuda a reduzir erros de entrada manual de dados. Os processos de contabilidade, declaração e relatórios são suportados por dados mais precisos.

INTEGRAÇÃO INDEPENDENTE DA PLATAFORMA

Compatível com seus sistemas ERP e de contabilidade existentes

A solução ERA e-Archive foi projetada com uma estrutura flexível que se integra aos sistemas ERP, contábeis e empresariais existentes nas organizações. Dependendo da arquitetura do sistema de cada organização, a criação de faturas de saída do e-Archive, o envio, o rastreamento de status, a transferência de documentos recebidos do e-Archive e do e-SMM, os registos contábeis e os processos de armazenamento digital são tratados em conjunto.

OráculoSEIVAMicrosoftLogotipoMicrofoneOutros sistemas ERP/Contábil

ESCOPO DE INTEGRAÇÃO

Integração de dados de fatura e fluxo de documentos

Envio e rastreamento de status em conformidade com GİB

Transferência de documentos recebidos de e-Archive e e-SMM

Processos de monitoramento e notificação de cancelamento

Mecanismos de aprovação e controlo

Transferência de dados do sistema contábil

Armazenamento digital e integração de arquivo

Abordagem de integração específica da organização

POR QUE ERA?

Abordagem ponta a ponta para processos de arquivo eletrónico de saída e entrada

A solução ERA e-Archive foi projetada não apenas para criar e armazenar faturas de e-Archive digitalmente, mas também para gerir operações de faturas enviadas, rastreamento de documentos recebidos, leitura de documentos e-SMM, monitoramento de cancelamentos, processos de notificação, integração contábil, necessidades de arquivamento e relatórios em conjunto. Isto transforma o e-Archive numa estrutura mais controlada, eficiente e sustentável para as equipas financeiras e contabilísticas, ao mesmo tempo que apoia a conformidade legal.

Gestão compatível com GİB

Criação e envio de faturas em arquivo eletrónico em conformidade com as normas legais.

Integração independente de plataforma

Integração flexível com diferentes sistemas ERP e contábeis.

Gestão de arquivo eletrónico de saída

Estrutura de processo digital e rastreável para faturas fora do âmbito do e-Invoice.

Rastreamento de documentos recebidos

Consulta e transferência automática baseada em API de faturas recebidas de arquivo eletrónico.

Leitura de PDF e-SMM

Extração de base tributária, IVA, imposto retido na fonte e dados sobre valores de receitas de trabalho autônomo.

Monitoramento e Alertas de Cancelamento

Alertas oportunos por SMS e e-mail para cancelamentos de fornecedores para proteger as equipes financeiras.

Arquivo Auditável

Armazenamento digital, acesso rápido e suporte de auditoria.

Eficiência Operacional

Carga de trabalho de rastreamento manual reduzida; operações financeiras mais rápidas e padronizadas.

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CONTACTO

Torne seus processos de arquivo eletrónico mais controlados e integrados

Com a solução ERA e-Archive, você pode gerir processos de faturas de saída de e-Archive e gestão de documentos de entrada e-Archive e e-SMM em uma estrutura que se integra aos seus sistemas existentes e fornece rastreabilidade.

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